No todos los días se consigue que un grupo de personas de orígenes diversos se pongan de acuerdo para ofrecerse voluntarias y tomar decisiones duras pero justas que beneficien a sus vecinos. Cuando USDA Rural Development (RD) remitió a Communities Unlimited (CU) para ofrecer asistencia técnica a la Junta de Alcantarillado del condado de Phillips, la tarea de desarrollar una nueva junta directiva para su sistema de aguas residuales era un poco desconocida.

El condado de Phillips es una comunidad del delta del río Mississippi que engloba con orgullo las ciudades de Helena-West Helena, Lakeview, Elaine, Lexa y Marvell. La Junta de Alcantarillado del Condado de Phillips, una filial sin ánimo de lucro del condado, llevaba bastantes años inactiva, y sólo el empleado de la oficina y el operador de aguas residuales se encargaban de las necesidades operativas y administrativas de la junta. Ante la inminente jubilación del secretario, el juez del condado, Clark Hall, se encontró con la tarea de encontrar y nombrar un nuevo consejo de administración. Se puso en contacto con la UC para solicitar ayuda.

Revise los estatutos
Antes de poder plantearse la gestión de un consejo de administración, hay que pensar en su desarrollo. Tendrás que responder a preguntas como:

• ¿Cuántos directores son necesarios?
• ¿Qué aspecto debe tener el tablero?
• ¿Dónde pueden vivir los directores?
• ¿Cómo se selecciona a los miembros?
• ¿Es voluntario?
• ¿Son elegidos o designados?
• ¿Los miembros del consejo son voluntarios o pueden y van a ser remunerados?

Si no ha habido una gestión activa del consejo, empezar a responder a estas preguntas puede resultar intimidante. Pero, antes de que la habitación empiece a dar vueltas, considere lo que la mayoría, si no todas, las organizaciones sin ánimo de lucro tienen en común: los estatutos. Aunque pueda parecer anticuado, comprobar los estatutos existentes le proporcionará una base excelente sobre la que construir. Bajo la dirección de los estatutos, puede determinar el número de directores que define un quórum. Con esa definición clave, puede empezar a publicar anuncios en la zona para posibles candidatos.

Reclutamiento de voluntarios
Encontrar voluntarios para gestionar las necesidades de aguas residuales de casi 800 clientes de la Asociación de Aguas Barton-Lexa, la ciudad de Lakeview y la ciudad de Helena-West Helena resultó todo un reto. Como facilitador, trabajamos en estrecha colaboración con el juez Hall. El juez Hall examinó y seleccionó a los posibles candidatos para reactivar esta junta de servicios públicos anteriormente inactiva.

En octubre de 2020, el juez Hall seleccionó a Evelyn Schmidt, Cleveland Jackson y Jerry Martin para ocupar el cargo de directores de la Junta de Alcantarillado del Condado de Philips. Los antecedentes de cada candidato son singularmente diferentes, pero comparten un interés común por el éxito del consejo. Su primera reunión tuvo lugar en la Biblioteca del Condado de Phillips. Durante esta reunión, se enteraron de que el secretario y el operador de aguas residuales se jubilarían dentro de un mes. Aunque las cosas parecían inciertas, la nueva junta se tomó la noticia con calma y nos pidió que facilitáramos sus futuras reuniones. Sabíamos que este consejo, como otros, necesitaba establecer funciones y responsabilidades, y hacer inventario de sus activos.

El cargo de presidente de la junta fue aceptado por Evelyn Schmidt, el de secretario/tesorero por Cleveland Jackson y el de director nº 1 por Jerry Martin. Revisión de la situación actual Se confirmó que la junta es propietaria de unas 27 estaciones elevadoras en toda la zona de servicio que bombean las aguas residuales a las ciudades de Helena-West Helena y Lakeview para su tratamiento. Confirmamos con el Departamento de Energía y Medio Ambiente de Arkansas que ya no era necesario contratar a un operador de aguas residuales, porque el sistema no trata aguas residuales.

Cuando se revisan los gastos de una entidad para buscar formas de reducir los gastos presupuestarios, la nómina suele ser el área número uno que puede mostrar una reducción considerable. En comparación, otras partidas, como los servicios públicos, por ejemplo la electricidad, son bastante constantes a menos que se realicen mejoras significativas de eficiencia energética. Como parte de la gestión de sus activos, la junta se dio cuenta de que necesitaba obtener los registros financieros del empleado ya jubilado, y decidieron contratar a un nuevo contable. En los meses siguientes, el consejo de administración trabajó en la evaluación de la asistencia técnica, de gestión y financiera de la CU. Fueron capaces de planificar, reconocer y abordar asuntos empresariales importantes al tiempo que comprendían su nuevo entorno dentro de las operaciones de aguas residuales.

Discutir problemas y soluciones
A mediados de noviembre de 2020, la junta comenzó a notar una inconsistencia significativa en las facturas de facturación de uno de los sistemas que trata las aguas residuales del condado de Phillips. Todos los que conocían de primera mano el proceso de facturación se habían jubilado, lo que dejaba al consejo con preguntas sin respuesta.

En la reunión de diciembre, el Presidente Schmidt declaró: “Hay que hacer algo. Esta junta no puede seguir funcionando en el caos. Hemos heredado algunos problemas que dificultarán nuestra eficacia si no se abordan.” Los demás directores estuvieron de acuerdo. Sugerimos que la junta solicitara una reunión con el alcalde de Helena-West Helena para hablar del tratamiento de las aguas residuales y de los problemas de facturación. Se propone y aprueba por unanimidad reunirse con el Alcalde en enero. También animamos a la junta a que permitiera a CU revisar toda la deuda y los ingresos, así como las tarifas de alcantarillado actuales, para obtener una perspectiva real del coeficiente de explotación de la junta de alcantarillado y determinar la necesidad, en su caso, de reestructurar parte de la deuda de RD de la junta con un préstamo de CU. La determinación del coeficiente de explotación permitiría a la CU y a la junta directiva tomar buena nota de la rentabilidad del alcantarillado.

Para calcular el coeficiente de explotación, se dividen los ingresos de explotación entre los gastos de explotación. Un coeficiente de explotación inferior a 1,0 indica dificultades fiscales. Tras la revisión de la UC, se constató que el coeficiente de explotación del consejo era de 1,0. Si bien esta no es una posición terrible, cualquier aumento en los gastos anuales pondría a la junta en apuros financieros si las tasas de alcantarillado no se actualizan / aumentan. A principios de 2021, la Presidenta de la Junta, Evelyn Schmidt, el personal de la CU, el nuevo contable de la Junta y el alcalde de Helena-Oeste se reunieron en el Ayuntamiento para discutir la discrepancia en la facturación y las soluciones. El alcalde escuchó activamente y tomó nota de la preocupación de la junta; era plenamente consciente de la cuestión. Aseguró al grupo que él y su personal trabajarían con diligencia para corregir el error si se determinaba que existía.

Espere lo inesperado
Como casi todo en la vida, casi siempre surge algo inesperado. En este caso, durante febrero de 2021, la Junta de Alcantarillado del condado de Phillips se enfrentó a una tormenta invernal de casi dos semanas de duración con temperaturas por debajo de los cero grados Fahrenheit, siendo la mínima de 18 grados bajo cero. Debido a las temperaturas extremas, el equipo de la estación de bombeo sufrió daños por un total de casi 25.000 dólares. Al principio, la junta se sintió aliviada al saber que el plan de seguros cubriría los daños. Pero, para su sorpresa, el plan de seguro había sido cancelado. Lamentablemente, estaba previsto que se renovara cuando se jubiló el anterior secretario. En esa transición, nadie efectuó el pago y la póliza caducó. El coste de las reparaciones habría supuesto una gran dificultad para la junta; afortunadamente, CU pudo ayudarles con un pequeño préstamo para servicios públicos.

Ajustar según sea necesario
Al preparar la solicitud de préstamo de la CU y revisar los ingresos y gastos de la junta de alcantarillado, quedó claro que las tarifas de alcantarillado debían aumentar de 18 a 23 dólares por los primeros 2.500 galones, y 2,20 dólares por cada 1.000 galones de uso a partir de entonces. Con ese aumento, la Junta de Alcantarillado del condado de Phillips alcanzaría rápidamente un coeficiente de explotación más estable de 1,05. Una vez que los directores vieron los resultados de la revisión de la solicitud de préstamo, se mostraron deseosos de seguir adelante en el mejor interés del consejo y de su clientela. Poco después se aprobó una moción para subir las tarifas.

Al cabo de unos meses, la Junta del alcantarillado del condado de Phillips obtuvo la aprobación de un préstamo de 255.000 dólares de la CU que permitió el reembolso de las reparaciones de la estación de bombeo y la reestructuración de la deuda existente. Durante este tiempo, la junta también escuchó a la oficina de área del USDA sobre una revisión de cumplimiento programada, como se requiere de todos los prestatarios de préstamos del USDA por las regulaciones RD. Proporcionaron con éxito al USDA todos los documentos necesarios, con lo que el consejo cumplió las directrices del RD y estuvo preparado en caso de catástrofe. Seguir adelante A pesar de los obstáculos, los recién nombrados directores de la Junta de Alcantarillado del Condado de Phillips superaron su primer año, ayudados por la asistencia técnica de la CU para el sistema de aguas. El sistema ha ajustado y aplicado con éxito sus nuevas tarifas de alcantarillado. También han señalado el problema de facturación con el sistema de tratamiento de aguas residuales y tienen pendiente una resolución para solucionar el problema.

En el futuro, la junta directiva espera construir un edificio de mantenimiento para albergar equipos y suministros y celebrar sus reuniones mensuales.