Alabama Water System, que presta servicio a 313 conexiones en Arcadia, una ciudad de más de 2.500 habitantes situada en la parroquia de Bienville, en el centro-norte de Luisiana, es el tipo de pequeña empresa rural de servicios públicos en la que un personal limitado suele hacer malabarismos con las complejas exigencias normativas junto con las operaciones cotidianas.

Esa realidad se hizo especialmente patente en los últimos años, cuando la anterior Directora de Oficina, Jan Perritt, trabajó para poner orden en unos registros incompletos y reforzar el cumplimiento de los requisitos federales de presentación de informes. Cuando Perritt empezó en 2021, el sistema tenía dificultades para cumplir los requisitos de presentación de informes al Departamento de Agricultura de EE.UU. (USDA), en gran parte porque la documentación anterior estaba dispersa o faltaba y los requisitos de presentación de informes no se entendían claramente.

Después de que el USDA advirtiera esos problemas, el sistema fue remitido al Equipo de Infraestructuras Comunitarias de Communities Unlimited (CU). En septiembre de 2022, Perritt se puso en contacto con Richard King, consultor principal de gestión de la CU, que ayudó a estabilizar las operaciones aumentando la capacidad del sistema para completar los informes de gestión obligatorios del USDA. King también colaboró en el desarrollo de un Plan de Acceso a las Lenguas y dirigió un taller de gestión de cuatro horas, ayudando a la dirección del sistema a comprender mejor las responsabilidades de cumplimiento y las expectativas de presentación de informes.

A medida que avanzaba ese trabajo, surgió otra vulnerabilidad operativa: el sistema carecía de un registro completo y centralizado de dónde se encontraba gran parte de su infraestructura, sobre todo los contadores de agua. Aunque el Sistema de Aguas de Alabama es relativamente compacto, los conocimientos institucionales habían estado durante mucho tiempo en manos de un reducido número de empleados. Cuando un empleado se jubiló, parte de ese conocimiento específico de la ubicación dejó de estar documentado de forma que pudiera compartirse fácilmente. Con otro empleado veterano a punto de jubilarse, el riesgo se hizo más evidente.

Para subsanar esa carencia, King conectó el sistema con los Sistemas de Información Geográfica (SIG) de la CU Equipo, dirigido por el Jefe de Proyecto Don Becker. En junio de 2024, Becker y King pasaron dos días en Arcadia recorriendo la zona de servicio con el personal del sistema para recoger datos sobre contadores, válvulas, hidrantes y otros activos de infraestructura. El mapa SIG digitalizado e impreso resultante proporcionó al sistema su primera visión global de su infraestructura.

El impacto fue inmediato. Durante una inspección posterior del Departamento de Salud de Luisiana (LDH), los reguladores preguntaron por la ubicación de los contadores. El personal del sistema pudo consultar el mapa SIG y guiar a los inspectores por el sistema en tiempo real, una interacción que dejó una fuerte impresión.

Más allá de producir el mapa, Becker se centró en garantizar que el sistema pudiera sostener el trabajo internamente. Formó a Perritt sobre cómo utilizar y actualizar las herramientas del SIG y demostró cómo el personal de campo podía utilizar una aplicación móvil para localizar contadores sobre el terreno, con actualizaciones que se sincronizaban automáticamente con el ordenador de la oficina.

Esa preparación resultó fundamental a finales de 2025, cuando Perritt se jubiló. El 1 de enero de 2026, Kim Nutt, que había sido formada por Perritt, la sucedió, heredando tanto una curva de aprendizaje pronunciada como una base operativa mucho más sólida que la que había existido pocos años antes.

“Tuvimos una buena llamada con Don”, dijo Perritt. “Fue minucioso y nos lo explicó todo con calma, explicándole a Kim cómo utilizar el sistema, ya que era ella quien se hacía cargo. Nos aclaró mucho las cosas a los dos y facilitó la transición”.

Además de los recientes cambios de personal, el sistema se está preparando para la jubilación de Tony Nixon, empleado de mantenimiento desde hace muchos años, cuyos profundos conocimientos institucionales han sido fundamentales para las operaciones diarias. Su previsible marcha en los próximos años demuestra la importancia de disponer de registros de infraestructuras precisos y accesibles a medida que se incorpora nuevo personal y se produce la transición de responsabilidades.

King sigue prestando asistencia técnica al Sistema de Aguas de Alabama, y su trabajo actual se centra en la preparación ante emergencias y el desarrollo de la capacidad de gestión. Entre sus esfuerzos recientes se incluye la realización de una evaluación de riesgos y vulnerabilidades, y el apoyo a las actualizaciones del Plan de Respuesta ante Emergencias del sistema.

Nutt lleva sólo unas semanas en el puesto y describe la experiencia como un “curso intensivo”, pero más llevadero gracias a los sistemas y al apoyo ya existentes. Ha empezado a asistir a cursos de formación de la UC y ve a King como un recurso en el que espera confiar más a medida que se vaya asentando en el puesto.

En el caso de Alabama Water System, la asociación ha ayudado a dotar a una pequeña empresa rural de herramientas diseñadas para apoyar a la comunidad a la que sirve en los años venideros.