Llevar un negocio con éxito no consiste sólo en hacer ventas, sino también en gestionar lo que gastas para que esas ventas se produzcan. Ahí es donde entran en juego los gastos de explotación. Si eres propietario de una empresa, comprender los costes operativos es clave para mantener unos márgenes de beneficio saludables y la sostenibilidad a largo plazo. Veamos qué son los gastos de explotación, por qué son importantes y cómo puedes gestionarlos para aumentar tu rentabilidad.

¿Qué son los gastos de funcionamiento?

Los costes de explotación (también conocidos como gastos de explotación u OPEX) son los gastos corrientes necesarios para mantener tu empresa en funcionamiento día a día. Incluyen:

• Alquiler o hipoteca de oficina, espacio de alquiler o equipo
• Servicios como electricidad, agua, internet y teléfono
• Sueldos y salarios de empleados que no aportan mano de obra directa
• Material y equipo de oficina
• Marketing y publicidad
• Seguros y licencias
• Mantenimiento y reparaciones
• Depreciación y Amortización el valor agotado del inmovilizado y los gastos anticipados

Los costes de explotación no incluyen el coste de los bienes vendidos (COGS), que se refiere a los costes directos vinculados a la producción de tu producto o servicio (como las materias primas o la mano de obra utilizada en la fabricación). Juntos, el COGS y los gastos de explotación constituyen una parte importante de los gastos totales de tu empresa.

Cómo afectan los costes operativos a la rentabilidad

Tu beneficio de explotación o EBIT (beneficios antes de intereses e impuestos) es esencialmente lo que queda después de restar todos los gastos de los ingresos. La ecuación es la siguiente

Beneficio de Explotación = Ingresos – (COGS + Costes de Explotación + Otros Gastos)

Por tanto, si tus costes operativos son demasiado elevados, pueden devorar rápidamente tus márgenes de beneficio, aunque tus ingresos parezcan impresionantes sobre el papel. Supongamos que tu empresa ingresa 500.000 $ al año. Si tus gastos de explotación son de 300.000 $ y tu COGS es de 150.000 $, sólo te quedan 50.000 $ de beneficios.

Errores comunes de los empresarios

1. No seguir de cerca los gastos: Si no controlas adónde va tu dinero, es fácil que los gastos pequeños y recurrentes se acumulen y reduzcan los beneficios.
2. Exceso de personal o mano de obra ineficiente: La nómina suele ser uno de los mayores gastos. Si tu equipo no funciona con eficacia, podrías estar perdiendo dinero.
3. Infrautilizar la tecnología: Muchas tareas empresariales pueden racionalizarse o automatizarse, ahorrándote tiempo y costes laborales.
4. Ignorando los costes fijos frente a los variables: Los costes fijos (como el alquiler) permanecen invariables independientemente de la producción, mientras que los costes variables cambian con la producción. Conocer la diferencia puede ayudar a tomar decisiones presupuestarias y de ampliación.

Cómo gestionar los gastos de funcionamiento

1. Audita tus gastos regularmente
   Revisa tus gastos operativos al menos trimestralmente. Busca suscripciones, herramientas o servicios que ya no necesites.
2. Negocia con vendedores y proveedores de servicios
   No tengas miedo de pedir mejores tarifas, sobre todo si eres cliente de larga duración o agrupas varios servicios.
3. Invierte en soluciones eficientes desde el punto de vista energético
   Reducir las facturas de servicios públicos actualizando la iluminación, los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado o la maquinaria puede compensarse con el tiempo.
4. Adopta la automatización y la tecnología
   Utiliza programas de contabilidad, herramientas de gestión de inventarios y plataformas CRM para reducir el trabajo manual y los errores.

Vigilar de cerca tus costes operativos es una de las medidas más inteligentes que puedes tomar como empresario. Reducir estos costes -aunque sea ligeramente- puede mejorar significativamente tu cuenta de resultados, dándote más flexibilidad para invertir en crecimiento y disfrutando de un margen de beneficios más saludable. La rentabilidad no consiste sólo en ganar más, sino en gastar de forma inteligente. Controla tus costes operativos y pondrás a tu empresa en una posición mucho más fuerte para triunfar. Nuestro seminario web, Entender la cuenta de pérdidas y ganancias, puede proporcionarte más información sobre los componentes clave que necesitas para contabilizar todos los costes operativos.